El proyecto
Diez años levantando actas. Esto es lo que hacía falta.
Actaria no nace en una empresa de software. Nace en una mesa de contratación, entre actas por revisar, puntuaciones por trasladar y plazos que corren todos a la vez.
Por qué existe
Me llamo Daniel Rubio. Desde hace unos diez años soy secretario de las mesas de contratación de una mutua colaboradora con la Seguridad Social. Mi trabajo es todo lo que pasa entre que un expediente se prepara y el órgano de contratación acuerda: publicar la licitación antes de abrirla, revisar las actas, trasladar las puntuaciones, requerir la documentación al propuesto y redactar y publicar los acuerdos del órgano. Y la gestión que hay entre medias, que es la que no sale en ningún organigrama.
Nada de eso es difícil por separado. Lo difícil es que ocurre a la vez, en varios expedientes, con plazos que no avisan cuando vencen. La ley dice con precisión qué hay que hacer; lo que no da es un sitio donde no se escape nada.
Actaria empezó como una herramienta para mi propio trabajo y ha crecido hasta tramitar el expediente entero. Cada regla que lleva dentro responde a un tropiezo del oficio: la oferta económica que no puede conocerse antes del juicio de valor, la garantía que alguien tiene que acordarse de devolver, el requerimiento cuyo plazo vence un viernes por la tarde.
— Daniel Rubio Vargas
Qué está hecho y qué no
Contado con el mismo peso, porque quien va a confiarle sus expedientes necesita saber las dos cosas antes de decidir nada.
Hecho
- La tramitación completa: preparación, sobres A, B y C, mesa, propuesta, requerimiento del art. 150, adjudicación, formalización y vida del contrato.
- Garantías, recursos, incidencias y resolución de contratos, cada uno con sus plazos.
- Una portada que dice qué hay que atender hoy, y un registro de quién hizo qué y cuándo.
- Cuarenta y seis normas cargadas dentro del programa, y un asistente con IA —opcional y apagado de fábrica— que cita solo lo que tiene delante.
- Cada organismo en su propia base de datos.
- 332 comprobaciones automáticas que vigilan que las reglas no se rompan al cambiar el programa.
Todavía no
- Ningún organismo lo usa en producción. Es exactamente el paso que se busca dar con el programa piloto.
- No tiene certificación ENS propia. Se alojará en un proveedor español certificado en el Esquema Nacional de Seguridad; certificar la aplicación es trabajo pendiente.
- No publica por sí sola en la Plataforma de Contratación del Sector Público. Los anuncios se siguen publicando allí; Actaria contrasta lo publicado con lo tramitado.
- No se conecta aún con gestores documentales ni almacenamiento externo.
Un conflicto de intereses, dicho de antemano
Sigo trabajando en la mutua. Mientras sea así, Actaria no ofrecerá ni prestará servicios a esa entidad, ni utilizará información interna suya. Las pantallas de esta web salen de un organismo de demostración con expedientes, empresas e importes inventados.
Programa de organismos piloto
Para saber si esto sirve fuera de la mesa donde nació hace falta que lo usen otros. Se buscan organismos pequeños —ayuntamientos, mancomunidades, consorcios, entidades del sector público— que tramiten contratos y quieran probarlo con sus propios expedientes.
Lo que se ofrece
- Uso sin coste durante varios meses, a acordar con cada organismo.
- Puesta en marcha y acompañamiento directo con quien lo ha diseñado.
- Plazas limitadas, para poder atender a cada organismo de verdad.
- Sus datos son suyos: se exportan cuando quiera y se borran al terminar si así lo decide.
- El encargo de tratamiento de datos (art. 28 RGPD) se firma antes de cargar nada.
- Sin permanencia ni compromiso de contratar después.
Lo que se pide a cambio
- Usarlo en expedientes reales.
- Una opinión franca de qué sobra, qué falta y qué estorba.
- Una persona de contacto con quien hablarlo.